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CoC: Code of Conduct (Verhaltensregeln)

Was ist ein CoC und wer braucht ihn?

Die seit 25. Mai diesen Jahres wirksame EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) gibt Verbänden und Dachorganisationen ein Instrument an die Hand, den Datenschutz für Ihre untergeordneten Organisationen zentral abzudecken.

Dafür wurden „Verhaltensregeln“ in Art. 40 EU-DSGVO geschaffen. Im internationalen Sprachgebrauch als auch bei unseren Behörden hat sich hierzu die Verwendung des Begriffs „Code of Conduct“ (CoC) eingebürgert.

Was bedeutet dies?
Verbände sowie Dachorganisationen werden in die Lage versetzt, die durch sie betreuten Unterorganisationen zielgerichtet an die Erfordernisse des Datenschutzes heranzuführen. Dazu werden individuelle Verhaltensregeln erstellt und von der jeweiligen Landesbehörde geprüft und freigegeben.

Auf diese Weise erhalten diese ihren offiziell genehmigten „Code of Conduct“, den Sie als Handlungsanweisung Ihren Unterorganisationen zur Verfügung stellen. Dies stellt insbesondere für das deutsche Verbandswesen ein attraktives Instrument dar, um die erforderliche Rechtssicherheit sowie eine Senkung des Haftungsrisikos im Datenschutz zu ermöglichen.
Verhaltensregeln (Code of Coduct) Artikel 40 EU-DSGVO

(1) Die Mitgliedstaaten, die Aufsichtsbehörden, der Ausschuss und die Kommission fördern die Ausarbeitung von Verhaltensregeln, die nach Maßgabe der Besonderheiten der einzelnen Verarbeitungsbereiche und der besonderen Bedürfnisse von Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen zur ordnungsgemäßen Anwendung dieser Verordnung beitragen sollen.

(2) Verbände und andere Vereinigungen, die Kategorien von Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern vertreten, können Verhaltensregeln ausarbeiten oder ändern oder erweitern, mit denen die Anwendung dieser Verordnung beispielsweise zu dem Folgenden präzisiert wird:
a) faire und transparente Verarbeitung;
b) die berechtigten Interessen des Verantwortlichen in bestimmten Zusammenhängen;
c) Erhebung personenbezogener Daten;
d) Pseudonymisierung personenbezogener Daten;
e) Unterrichtung der Öffentlichkeit und der betroffenen Personen;
f) Ausübung der Rechte betroffener Personen;
g) Unterrichtung und Schutz von Kindern und Art und Weise, in der die Einwilligung des Trägers der elterlichen Verantwortung für das Kind einzuholen ist;
h) die Maßnahmen und Verfahren gemäß den Artikeln 24 und 25 und die Maßnahmen für die Sicherheit der Verarbeitung gemäß Artikel 32;
i) die Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an Aufsichtsbehörden und die Benachrichtigung der betroffenen Person von solchen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten;
j) die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder an internationale Organisationen oder k) außergerichtliche Verfahren und sonstige Streitbeilegungsverfahren zur Beilegung von Streitigkeiten zwischen Verantwortlichen und betroffenen Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung, unbeschadet der Rechte betroffener Personen gemäß den Artikeln 77 und 79.

(3) Zusätzlich zur Einhaltung durch die unter diese Verordnung fallenden Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter können Verhaltensregeln, die gemäß Absatz 5 des vorliegenden Artikels genehmigt wurden und gemäß Absatz 9 des vorliegenden Artikels allgemeine Gültigkeit besitzen, auch von Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern, die gemäß Artikel 3 nicht unter diese Verordnung fallen, eingehalten werden, um geeignete Garantien im Rahmen der Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder internationale Organisationen nach Maßgabe des Artikels 46 Absatz 2 Buchstabe e zu bieten. Diese Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter gehen mittels vertraglicher oder sonstiger rechtlich bindender Instrumente die verbindliche und durchsetzbare Verpflichtung ein, die geeigneten Garantien anzuwenden, auch im Hinblick auf die Rechte der betroffenen Personen.

(4) Die Verhaltensregeln gemäß Absatz 2 des vorliegenden Artikels müssen Verfahren vorsehen, die es der in Artikel 41 Absatz 1 genannten Stelle ermöglichen, die obligatorische Überwachung der Einhaltung ihrer Bestimmungen durch die Verantwortlichen oder die Auftragsverarbeiter, die sich zur Anwendung der Verhaltensregeln verpflichten, vorzunehmen, unbeschadet der Aufgaben und Befugnisse der Aufsichtsbehörde, die nach Artikel 55 oder 56 zuständig ist.

(5) Verbände und andere Vereinigungen gemäß Absatz 2 des vorliegenden Artikels, die beabsichtigen, Verhaltensregeln auszuarbeiten oder bestehende Verhaltensregeln zu ändern oder zu erweitern, legen den Entwurf der Verhaltensregeln bzw. den Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung der Aufsichtsbehörde vor, die nach Artikel 55 zuständig ist. Die Aufsichtsbehörde gibt eine Stellungnahme darüber ab, ob der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung mit dieser Verordnung vereinbar ist und genehmigt diesen Entwurf der Verhaltensregeln bzw. den Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung, wenn sie der Auffassung ist, dass er ausreichende geeignete Garantien bietet.

(6) Wird durch die Stellungnahme nach Absatz 5 der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung genehmigt und beziehen sich die betreffenden Verhaltensregeln nicht auf Verarbeitungstätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten, so nimmt die Aufsichtsbehörde die Verhaltensregeln in ein Verzeichnis auf und veröffentlicht sie.

(7) Bezieht sich der Entwurf der Verhaltensregeln auf Verarbeitungstätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten, so legt die nach Artikel 55 zuständige Aufsichtsbehörde - bevor sie den Entwurf der Verhaltensregeln bzw. den Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung genehmigt – ihn nach dem Verfahren gemäß Artikel 63 dem Ausschuss vor, der zu der Frage Stellung nimmt, ob der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung mit dieser Verordnung vereinbar ist oder – im Fall nach Absatz 3 – geeignete Garantien vorsieht.

(8) Wird durch die Stellungnahme nach Absatz 7 bestätigt, dass der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung mit dieser Verordnung vereinbar ist oder – im Fall nach Absatz 3 – geeignete Garantien vorsieht, so übermittelt der Ausschuss seine Stellungnahme der Kommission.

(9) Die Kommission kann im Wege von Durchführungsrechtsakten beschließen, dass die ihr gemäß Absatz 8 übermittelten genehmigten Verhaltensregeln bzw. deren genehmigte Änderung oder Erweiterung allgemeine Gültigkeit in der Union besitzen. Diese Durchführungsrechtsakte werden gemäß dem Prüfverfahren nach Artikel 93 Absatz 2 erlassen.

(10) Die Kommission trägt dafür Sorge, dass die genehmigten Verhaltensregeln, denen gemäß Absatz 9 allgemeine Gültigkeit zuerkannt wurde, in geeigneter Weise veröffentlicht werden.

(11) Der Ausschuss nimmt alle genehmigten Verhaltensregeln bzw. deren genehmigte Änderungen oder Erweiterungen in ein Register auf und veröffentlicht sie in geeigneter Weise.
Überwachung der genehmigten Verhaltensregeln (Code of Coduct) Artikel 41 EU-DSGVO

(1) Unbeschadet der Aufgaben und Befugnisse der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß den Artikeln 57 und 58 kann die Überwachung der Einhaltung von Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 von einer Stelle durchgeführt werden, die über das geeignete Fachwissen hinsichtlich des Gegenstands der Verhaltensregeln verfügt und die von der zuständigen Aufsichtsbehörde zu diesem Zweck akkreditiert wurde.

(2) Eine Stelle gemäß Absatz 1 kann zum Zwecke der Überwachung der Einhaltung von Verhaltensregeln akkreditiert werden, wenn sie
a) ihre Unabhängigkeit und ihr Fachwissen hinsichtlich des Gegenstands der Verhaltensregeln zur Zufriedenheit der zuständigen Aufsichtsbehörde nachgewiesen hat;
b) Verfahren festgelegt hat, die es ihr ermöglichen, zu bewerten, ob Verantwortliche und Auftragsverarbeiter die Verhaltensregeln anwenden können, die Einhaltung der Verhaltensregeln durch die Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter zu überwachen und die Anwendung der Verhaltensregeln regelmäßig zu überprüfen;
c) Verfahren und Strukturen festgelegt hat, mit denen sie Beschwerden über Verletzungen der Verhaltensregeln oder über die Art und Weise, in der die Verhaltensregeln von dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter angewendet werden oder wurden, nachgeht und diese Verfahren und Strukturen für betroffene Personen und die Öffentlichkeit transparent macht; und d) zur Zufriedenheit der zuständigen Aufsichtsbehörde nachgewiesen hat, dass ihre Aufgaben und Pflichten nicht zu einem Interessenkonflikt führen.

(3) Die zuständige Aufsichtsbehörde übermittelt den Entwurf der Anforderungen an die Akkreditierung einer Stelle nach Absatz 1 gemäß dem Kohärenzverfahren nach Artikel 63 an den Ausschuss.

(4) Unbeschadet der Aufgaben und Befugnisse der zuständigen Aufsichtsbehörde und der Bestimmungen des Kapitels VIII ergreift eine Stelle gemäß Absatz 1 vorbehaltlich geeigneter Garantien im Falle einer Verletzung der Verhaltensregeln durch einen Verantwortlichen oder einen Auftragsverarbeiter geeignete Maßnahmen, einschließlich eines vorläufigen oder endgültigen Ausschlusses des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters von den Verhaltensregeln. Sie unterrichtet die zuständige Aufsichtsbehörde über solche Maßnahmen und deren Begründung.

(5) Die zuständige Aufsichtsbehörde widerruft die Akkreditierung einer Stelle gemäß Absatz 1, wenn die Anforderungen an ihre Akkreditierung nicht oder nicht mehr erfüllt sind oder wenn die Stelle Maßnahmen ergreift, die nicht mit dieser Verordnung vereinbar sind.

(6) Dieser Artikel gilt nicht für die Verarbeitung durch Behörden oder öffentliche Stellen.
Historisch

Erstmals im April 2010 stellte die IITR Datenschutz GmbH einen Datenschutz-Kodex der Öffentlichkeit vor, um Webseiten-Betreibern eine Möglichkeit an die Hand zu geben, glaubwürdig und nachvollziehbar auf die Einhaltung von Datenschutz-Bestimmungen hinweisen zu können. Dieser Datenschutz-Codex erfreute sich großer Nachfrage.

Vorteile schaffen mit dem Datenschutz-Kodex

Die Herbeiführung eines Datenschutz-Kodex konnte Vorteile schaffen, wenn sich dabei Unternehmen unterwerfen, welche in Drittstaaten ihren Sitz haben. Sofern sie ihrem Datenschutz-Kodex beitreten und ihn damit anerkennen, unterwerfen sie sich damit dem national eingeordneten „Strafregime“ dieses Datenschutz-Kodex. Ein End-Verbraucher kann sich unmittelbar beim herausgebenden deutschen Verband wegen eines Verstoßes gegen seinen Datenschutz-Kodex beschweren und muss sich nicht an eine beispielsweise in den USA sitzende Aufsichtsbehörde wenden.
Schritte zum nach wie vor gültigen Datenschutz-Kodex

Teil 1: Transparenz im Datenschutz: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, in dem wichtige datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen für Webseitenbetreiber wiederholt und exemplarisch dargestellt werden, und

Teil 2: Freiwillige Verpflichtung: transparenter Umgang mit personenbezogenen Daten, in dem sich Webseitenbetreiber über die unmittelbar geltenden gesetzlichen Vorgaben hinaus zu einem transparenten und vernünftigen Umgang mit Kundendaten verpflichten.

Damit diente unser Datenschutz-Codex zugleich als Zusammenfassung datenschutzrechtlicher Themen, die für Webseitenbetreiber relevant sind. Das Signet des Datenschutz-Codex schaffte bei Kunden von Webseitenbetreibern Vertrauen und erfüllte zudem die Voraussetzungen eines Verhaltenscodex nach § 2 Abs. 1 Nr. 5 UWG, um Webseitenbetreibern wie Kunden einen verlässlichen Rechtsrahmen für die Einhaltung des Codex zu bieten.

Das Produkt umfasste insgesamt:
• Codex-Signet
• Handbuch
• Codex-Mail
Wie können wir Sie unterstützen?

Die IITR Datenschutz GmbH ist spezialisiert auf den Bereich des Datenschutzes und unterstützt Unternehmen und Organisationen bei der Bewältigung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen. Mit unserer Erfahrung sind wir in der Lage, einen auf Ihre Organisation zugeschnittenen Code of Conduct zu entwerfen und diesen nach erfolgter Abstimmung mit allen deutschen Landesbehörden durch die für Ihren Sitz zuständige Landesbehörde genehmigen zu lassen.

Wir bieten an, einen auf Ihre speziellen Belange zugeschnittenen „Code of Conduct“ zu erstellen und würden uns über Ihre Kontaktaufnahme freuen.

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