Datenschutz-Selbstauskunft für Kleinbetriebe

Hinweis: Papier-Unterlagen mit personenbezogenen Daten sollten nur dann über die Mülltonne entsorgt werden, wenn sie zuvor mit einem Aktenvernichter (empfehlenswert ist mindestens Sicherheitsstufe 3) vernichtet worden sind. Alte Festplatten mit personenbezogenen Daten sollten nur dann entsorgt werden, wenn die Daten zuvor verlässlich und vollständig gelöscht worden sind (z.B. mit einem speziellen Software-Tool). Es empfiehlt sich, zusätzlich zur Löschung der Daten auch die Festplatte vor der Entsorgung manuell zu beschädigen (z.B. mit einem Hammer).

Hinweis: Kein weiterer Handlungsbedarf. Diese Umsetzung ist datenschutzkonform. Achten Sie darauf, dass der Dienstleister eine Datenschutzvereinbarung mit Ihnen abgeschlossen hat.

Hinweis: Sämtliche Papier-Unterlagen mit personenbezogenen Daten sollten ausschließlich datenschutzkonform vernichtet werden, z.B. über den Einsatz von Aktenvernichtern oder „Datentonnen“. Alte Festplatten mit personenbezogenen Daten sollten ausschließlich datenschutzkonform vernichtet werden, z.B. über den Einsatz von Lösch-Software oder die Hinzuziehung externer Dienstleister.

Hinweis: Die Vernichtung von datenschutzrelevanten Unterlagen ist gesetzlich erforderlich, soweit kein sachgerechter Grund vorliegt, die Unterlagen weiter aufzubewahren. Als Grundsatz könnte gelten, Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfristen zu vernichten.

Hinweis: Kein weiterer Handlungsbedarf. Diese Umsetzung ist datenschutzkonform.

Hinweis: Die Vernichtung von datenschutzrelevanten Unterlagen ist gesetzlich erforderlich, soweit kein sachgerechter Grund vorliegt, die Unterlagen weiter aufzubewahren. Als Grundsatz könnte gelten, Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfristen zu vernichten.

Hinweis: Kein weiterer Handlungsbedarf. Diese Umsetzung ist datenschutzkonform. Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden empfehlen zudem, die Datenschutzerklärung von jeder Unterseite aus zugänglich zu verlinken.

Hinweis: Dies ist in der Regel nicht ausreichend. Sie sind gesetzlich verpflichtet, sämtliche Verarbeitungsvorgänge auf Ihrer Webseite mit Bezug zu personenbezogenen Daten transparent in einer Datenschutzerklärung zu beschreiben. Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden empfehlen zudem, die Datenschutzerklärung von jeder Unterseite aus zugänglich zu verlinken.

Hinweis: Sie sind gesetzlich verpflichtet, sämtliche Verarbeitungsvorgänge auf Ihrer Webseite mit Bezug zu personenbezogenen Daten transparent in einer Datenschutzerklärung zu beschreiben. Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden empfehlen zudem, die Datenschutzerklärung von jeder Unterseite aus zugänglich zu verlinken.

Hinweis: Das Datenschutzrecht fordert, Personen nur in dem Umfang Zugriff auf IT-Systeme zu gewähren, wie dies für die Durchführung der jeweiligen Tätigkeiten erforderlich ist. Die Umsetzung dieser Vorgabe muss nicht zwingend schriftlich erfolgen. Es hat sich aber in der Praxis bewährt, aus Gründen der Transparenz und Übersichtlichkeit die entsprechenden Zugriffsrechte schriftlich zu fixieren.

Hinweis: Diese Umsetzung ist datenschutzkonform, soweit gewährleistet ist, dass Personen nur in dem Umfang Zugriff auf IT-Systeme erhalten, wie dies für die Durchführung der jeweiligen Tätigkeiten erforderlich ist.

Hinweis: Das Datenschutzrecht fordert, Personen nur in dem Umfang Zugriff auf IT-Systeme zu gewähren, wie dies für die Durchführung der jeweiligen Tätigkeiten erforderlich ist. Die Umsetzung dieser Vorgabe muss nicht zwingend schriftlich erfolgen. Es hat sich aber in der Praxis bewährt, aus Gründen der Transparenz und Übersichtlichkeit die entsprechenden Zugriffsrechte schriftlich zu fixieren.

Hinweis: Diese Umsetzung ist datenschutzkonform, soweit im Fall der so genannten „Auftragsdatenverarbeitung“ die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, insbesondere die Regelungen in § 11 Bundesdatenschutzgesetz.

Hinweis: Das Datenschutzrecht fordert externe Dienstleister hinsichtlich datenschutzrechtlicher Vorgaben zu binden, die personenbezogene Daten verarbeiten oder auf Systeme mit personenbezogenen Daten zugreifen können. Die genauen Vorgaben finden sich insbesondere in § 11 Bundesdatenschutzgesetz.

Hinweis: Das Datenschutzrecht fordert externe Dienstleister hinsichtlich datenschutzrechtlicher Vorgaben zu binden, die personenbezogene Daten verarbeiten oder auf Systeme mit personenbezogenen Daten zugreifen können. Die genauen Vorgaben finden sich insbesondere in § 11 Bundesdatenschutzgesetz.

Hinweis: § 5 Bundesdatenschutzgesetz fordert, Beschäftigte bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Es ist insbesondere aus Gründen der Nachweisbarkeit empfehlenswert, diese Verpflichtungserklärung schriftlich zu gestalten. Ferner ist erforderlich, die bei der Verarbeitung von Daten tätigen Beschäftigten regelmäßig im Datenschutz zu schulen.

Hinweis: Diese Umsetzung ist datenschutzkonform.

Hinweis: § 5 Bundesdatenschutzgesetz fordert, Beschäftigte bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Es ist insbesondere aus Gründen der Nachweisbarkeit empfehlenswert, diese Verpflichtungserklärung schriftlich zu gestalten. Ferner ist das Unternehmen verpflichtet, die bei der Verarbeitung von Daten tätigen Beschäftigten regelmäßig im Datenschutz zu schulen.

Hinweis: Es wäre empfehlenswert, die Daten täglich zu sichern. Ferner sollten Sie darauf achten, die Sicherungskopien geschützt – nach Möglichkeit zusätzlich in einem separaten Brandabschnitt – aufzubewahren.

Hinweis: Diese Umsetzung ist datenschutzkonform.

Hinweis: Das Datenschutzrecht fordert, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Es ist daher empfehlenswert, Daten mindestens täglich zu sichern (soweit möglich nach dem Drei-Generationen-Prinzip Tag/Woche/Monat). Ferner sollten die Datenträger geschützt nach Möglichkeit in einem separaten Brandabschnitt aufbewahrt werden.

Hinweis: Diese Umsetzung ist datenschutzkonform.

Hinweis: Das Datenschutzrecht setzt dem Stand der Technik entsprechende Schutzmaßnahmen Ihres IT-Systems voraus. Daher ist erforderlich, nicht nur auf dem Server sondern auf allen Systemen aktuelle Virenschutzprogramme zu installieren. Es ist ferner empfehlenswert, zumindest den Server mit einer unabhängigen Stromversorgung gegen Stromausfälle zu schützen.

Hinweis: Das Datenschutzrecht setzt dem Stand der Technik entsprechende Schutzmaßnahmen Ihres IT-Systems voraus. Daher ist erforderlich, auf allen Systemen aktuelle Virenschutzprogramme zu installieren. Es ist ferner empfehlenswert, zumindest zentrale Systeme mit einer unabhängigen Stromversorgung gegen Stromausfälle zu schützen.

Hinweis: Dies ist häufig nicht ausreichend: sichern Sie Ihr System lediglich mit einem Kennwort, verschlüsseln aber die Daten nicht, könnten Dritte im Verlustfall relativ einfach auf Ihre Daten zugreifen.

Hinweis: Diese Umsetzung ist datenschutzkonform. Es ist darauf zu achten, dem Stand der Technik entsprechende verschlüsselungsverfahren einzusetzen.

Hinweis: Das Datenschutzrecht empfiehlt die Verwendung von dem Stand der Technik entsprechenden Verschlüsselungsverfahren. Sie sollten Ihre Notebooks daher sowohl mit Kennwörtern als auch mit Verschlüsselungssoftware gegen den unberechtigten Zugriff durch Dritte schützen.

Hinweis: Nach § 4g Bundesdatenschutzgesetz müssen die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 Bundesdatenschutzgesetz (insb. die Zweckbestimmungen der Datenverarbeitung, eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen, Regelfristen für die Löschung der Daten und eine etwaige Datenübermittlung ins außereuropäische Ausland) auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar gemacht werden. Es empfiehlt sich eine Zusammenstellung der Angaben im Vorfeld.

Hinweis: Diese Umsetzung ist datenschutzkonform. Der genaue Inhalt der Angaben richtet sich nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 Bundesdatenschutzgesetz.

Hinweis: Nach § 4g Bundesdatenschutzgesetz müssen Unternehmen die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 Bundesdatenschutzgesetz (insb. die Zweckbestimmungen der Datenverarbeitung, eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen, Regelfristen für die Löschung der Daten und eine etwaige Datenübermittlung ins außereuropäische Ausland) auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar machen. Es empfiehlt sich eine Zusammenstellung der Angaben im Vorfeld.

* Pflichtfeld