Datenschutz bei Vereins-Veranstaltungen - Vereins-Event Datenschutz Guide

Beschreibung

Das Video gibt einen Überblick über die datenschutzrechtlichen Pflichten, die Vereine und ihre Vorstände bei der Organisation von Veranstaltungen beachten müssen, da die DSGVO auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitgliedern, Gästen und Teilnehmern gilt.

Datenschutz bei der Anmeldung und Organisation:

Datensparsamkeit: Es dürfen gemäß Art. 5 DSGVO nur jene Daten erhoben werden, die für die Organisation der Veranstaltung unbedingt erforderlich sind (z.B. Name, Kontakt, ggf. spezielle Bedürfnisse wie Essenswünsche oder Barrierefreiheit).

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der Anmeldedaten erfolgt meist auf Basis der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), da die Anmeldung der Durchführung der Veranstaltung dient. Für zusätzliche Vorgänge, wie eine Newsletter-Anmeldung, ist eine separate, freiwillige und informierte Einwilligung erforderlich.

Informationspflichten (Art. 13/14 DSGVO): Die Betroffenen müssen transparent darüber informiert werden, wer die Daten zu welchem Zweck verarbeitet, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte sie haben. Dies kann bei Online-Anmeldungen durch einen Link auf die erweiterte Datenschutzerklärung oder bei analogen Events durch einen Aushang erfolgen.

Datenschutz bei Fotos und Videos:

Die Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos und Videos, auf denen Personen identifizierbar sind, wirft datenschutzrechtliche Fragen auf:

Einwilligung als sicherster Weg: Der sicherste Weg ist die Einwilligung des Betroffenen. Diese muss freiwillig, spezifisch und nachweisbar sein. Sie empfiehlt sich insbesondere bei gezielten Einzel- oder Portraitaufnahmen und bei Veröffentlichungen auf Social-Media-Kanälen oder der Vereinszeitung.

Praxistipp: Die Einwilligung kann beim Check-in abgefragt werden, wobei farbige Bändchen für Fotografen die Entscheidung des Teilnehmers signalisieren können. Bei Minderjährigen ist die Einwilligung der Sorgeberechtigten einzuholen.

Berechtigtes Interesse: Das berechtigte Interesse kann vereinzelt für Übersichtsaufnahmen zur Dokumentation der Veranstaltung als Rechtsgrundlage dienen. Dies erfordert jedoch eine enge Interessenabwägung; die Rechte abgebildeter Personen (insbesondere Kinder oder Personen in peinlichen Situationen) dürfen nicht überwiegen.

Nach der Veranstaltung:

Löschung: Anmeldelisten und andere Daten müssen gelöscht werden, sobald der Zweck (Organisation, Abrechnung) erfüllt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.

Fotos: Die Fotos sind gesichert zu speichern und entsprechend der erteilten Einwilligung zu verwenden. Nicht mehr benötigte Fotos sollten ebenfalls gelöscht werden.