Bewerbungsverfahren und Datenschutz

Beschreibung

Das Video behandelt die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen, die bei Bewerbungsverfahren zu beachten sind, um Konflikte mit Aufsichtsbehörden zu vermeiden.

Kernpunkte zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren:

Datenschutzinformationen: Da Lebensläufe und Zeugnisse sensible personenbezogene Daten enthalten, müssen Unternehmen, die Bewerbungen über ihre Homepage oder ein Portal entgegennehmen, transparent über die Datenverarbeitung informieren. Eine entsprechende Datenschutzinformation sollte gut sichtbar veröffentlicht sein.

Initiativbewerbungen: Die Datenschutzinformation muss auch festlegen, wie mit Daten aus Initiativbewerbungen umgegangen wird, also Bewerbungen, die nicht auf eine konkret ausgeschriebene Stelle gerichtet sind.

Rechtsgrundlage: Für die Durchführung des eigentlichen Bewerbungsverfahrens ist in der Regel keine Einwilligung der Bewerber erforderlich. Die Verarbeitung der Daten ist zulässig, da sie für die Durchführung eines vorvertraglichen Verhältnisses notwendig ist.

Bewerberpool: Eine Einwilligung ist nur dann nötig, wenn die Bewerberdaten über die Dauer des konkreten Verfahrens hinaus in einem Bewerberpool für zukünftige Stellen gespeichert werden sollen.

Datensparsamkeit: Die Bewerberdaten dürfen betriebsintern nur im unbedingt erforderlichen Umfang geteilt werden. Das heißt, nur jene Personen, die an der Einstellungsentscheidung beteiligt sind, dürfen Zugriff erhalten (Erforderlichkeitsprinzip).

Technische Maßnahmen und Löschung: Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ergriffen werden, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Wichtig ist ein Verfahren (z.B. eine datenbankgestützte Plattform), das eine gezielte Löschung ermöglicht.

Bewerbungsgespräch: Im Gespräch dürfen nur Fragen gestellt werden, die direkt das Arbeitsverhältnis betreffen. Das unbefugte Durchsuchen von sozialen Netzwerken des Bewerbers ist datenschutzrechtlich unzulässig.

Löschfristen: Die Daten erfolgloser Bewerber müssen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Als Faustformel gilt hier eine Frist von sechs Monaten, es sei denn, es liegt eine gültige Einwilligung für eine längere Speicherung im Bewerberpool vor (hier wird eine maximale Zeit von drei Jahren genannt).