DSGVO-Schulungen: So bringen Sie Ihren Mitarbeitern Datenschutz effizient und rechtssicher bei
11.1.19 - Zur datenschutzkonformen Praxis gehören in jedem Unternehmen die obligatorischen Mitarbeiterschulungen – auch in Ihrem. Je nach Unternehmensgröße und -struktur kann die Umsetzung der Schulungen zu einer logistischen und wirtschaftlichen Herausforderung werden. Tipps zur effizienten Mitarbeiterschulung finden Sie in unserem Ratgeberbeitrag.
Mitarbeiterschulung – nie ohne Dokumentation
Die Einhaltung der Verordnung betrifft nicht nur Verantwortliche im oberen Management, sondern alle Mitarbeiter. Mit einer Schulung werden die Weichen dafür gestellt, dass der Datenschutz in Ihrem Unternehmen auch in der Praxis umgesetzt wird. Ein wichtiger Punkt ist dabei die Dokumentation, Schließlich reicht es nach den DSGVO-Vorgaben nicht aus, die Schulung zu absolvieren – ebenso wichtig ist es, die Teilnahme Ihrer Mitarbeiter nachweisen zu können. Die Nachweisbarkeit muss jederzeit gewährleistet sein.
Welche Angaben müssen bei der Mitarbeiter-Schulung dokumentiert werden?
Zu den Pflichtangaben bei der Dokumentation gehören folgende Angaben:
- Namen der Teilnehmer: Wer nimmt an der Schulung teil?
- Ort: Wo fand die Schulung statt?
Was ist damit gemeint? Bei dem Schulungsort ist der geografische Ort gemeint, an dem eine Offline-Schulung stattfindet oder aber die Tatsache, dass die Schulung online stattfand. - Datum: Wann fand die Schulung statt?
- Zeit: Zu welcher Uhrzeit fand die Schulung statt?
- Teilnehmerzahl: Wie viele Teilnehmer wurden geschult?
- Thema: Was war der Schwerpunkt der Schulung?
Was ist damit gemeint? Je nach Aufgabenbereich eignen sich unterschiedliche Schulungsschwerpunkte für Ihre Mitarbeiter. Der Schwerpunkt der Schulung sollte dokumentiert werden, um später nachvollziehen zu können, welche Inhalte gelehrt wurden.
Setzen Sie auf eLearning
Im Vergleich zwischen Präsenzschulungen und eLearning schneidet die Online-Variante deutlich besser ab. Sie erlaubt Flexibilität, Übersichtlichkeit und Effizienz. Doch worauf müssen Sie bei der Umsetzung der Online-Schulungen achten?
- Flexible Zeiteinteilung ermöglichen! Gegenüber der klassischen Schulung bietet das eLearning den deutlichen Vorteil, dass die Teilnehmer selbst entscheiden können, wann sie die Schulungseinheit absolvieren. Sie können die Einladung zur Datenschutzschulung per E-Mail verschicken. Denken Sie hierbei daran, anzugeben, wie lange die Schulung dauern wird. So kann jeder Mitarbeiter selbstständig entscheiden, wann er oder sie ein Zeitfenster für die Schulung schafft. Denken Sie auch daran, einen Zeitraum anzugeben, bis wann die Schulung durchgeführt werden sollte. So schaffen Sie einen klaren zeitlichen Rahmen für Ihre Mitarbeiter. Betriebliche Abläufe werden so wenig wie nötig beeinträchtigt, da keine Anfahrten und Zeiten außer Haus eingeplant werden müssen.
- Alles im Blick behalten! Sämtliche Schulungen, ob nun on- oder offline, müssen revisionssicher archiviert werden. Die genaue Dokumentation ist nicht nur ausschlaggebend für die Compliance mit den Datenschutzbestimmungen. Die Dokumentation ist zwar auch für interne Prozesse in Ihrem Unternehmen wichtig, jedoch ist die Nachweisbarkeit gegenüber prüfender Behörden der ausschlaggebende Punkt. Gerade beim eLearning ist die Übersicht darüber, welche Mitarbeiter die Schulungen bereits absolviert haben, besonders hilfreich, da Sie den Status der Schulung direkt einsehen können. Wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter die Schulung noch nicht absolviert hat, können Sie ganz einfach eine Erinnerung per E-Mail verschicken. Das Sichten von Schulungsunterlagen in Papierform entfällt für Sie.
- Automatisieren Sie die Dokumentation! Durch die Teilnahme an einer eLearning-Schulung werden die Pflichtangaben, die zur revisionssicheren Dokumentation benötigt werden, nicht immer automatisch gespeichert. Achten Sie darauf, dass das eLearning-Angebot, für welches Sie sich entscheiden, den Nachweis über die Teilnahme an Schulungen automatisch und vor allem auch revisionssicher speichert. Denn so entfällt für Sie der Schritt der Erfassung der Schulungsmaßnahmen. Sie können mit einer deutlichen Zeit- und somit auch Kostenersparnis rechnen.
- Zielgerichtete Auswahl treffen! Die DSGVO umfasst viele Aspekte und die Unterteilung in Schulungs-Module schafft eine klare Struktur, die beste Lernbedingungen schafft. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, bieten sich verschiedene Module für die einzelnen Abteilungen an. Ihre IT-Abteilung sollte zu anderen Aspekten geschult werden als Ihre Kundenbetreuer. Entscheiden Sie im Vorfeld, welche Mitarbeiter für welche Schulungsbereiche infrage kommen und setzen Sie entsprechende Schwerpunkte, um die Effizienz und den größtmöglichen Lernerfolg zu erreichen.
Der Zugang zum DSGVO-eLearning wird damit zum wesentlichen Feature für moderne Unternehmen. Die Vorteile des Online-Lernens sind schon lange bekannt, wie neben Unternehmen auch Schulen, Universitäten und andere Institutionen erkannt haben. Online-Schulungen verbessern Planung, Organisation und Effizienz um ein Vielfaches. Dennoch hat auch die Präsenzveranstaltung je nach Situation noch ihre Daseinsberechtigung und bietet inhaltlich selbstverständlich dasselbe Niveau. Die benötigten Kenntnisse zum Thema DSGVO können auf beiden Wegen erreicht werden und die Methode hängt allein von der individuellen Situation Ihres Unternehmens oder Ihres Mandanten ab.
Die Entscheidung für oder gegen ein Schulungsmodell ist in letzter Instanz oft eine Kostenfrage. An dieser Stelle kommen Tools wie das Compliance-Kit oder das Datenschutz-Kit von IITR ins Spiel.
Compliance-Kit und Datenschutz-Kit: eLearning stets inklusive
Wenn Sie auf effizientes und revisionssicheres DSGVO-eLearning setzen wollen, ist der Blick auf das Compliance-Kit und das Datenschutz-Kit von IITR hilfreich. Denn unsere Kits bieten Ihnen nicht nur eLearning-Module für Ihre Mitarbeiter an, sondern umfassen darüber hinaus noch viele weitere hilfreiche Tools.
Das Compliance-Kit von IITR ist eine zentrale Online-Plattform für alle DSGVO-relevanten Belange. Darunter fallen nicht zuletzt Mitarbeiterschulungen. Es handelt sich um ein Datenschutz-Management-System, das die Organisation in mittleren und großen Strukturen wesentlich erleichtert, da die internen Abläufe nicht durch bürokratische Zusatzarbeit belastet werden. Dank der zentralen Speicherung aller Informationen und Dokumente erfolgt die DSGVO-Einhaltung mit Ordnung und Übersicht.
Das Datenschutz-Kit ist eine schlankere und günstigere Variante, in der die Basis-Module zum eLearning enthalten sind. Für Interessenten bedeutet dies eine individuelle Auswahl, die sich ganz nach dem eigenen Bedarf richtet.
Fazit: Kosten- und Zeitersparnisse durch automatisiertes eLearning
Durch den Einsatz von eLearning-Modulen in Ihrem Unternehmen sparen Sie sowohl Ressourcen als auch Zeit ein. Im Einzelfall ist die Präsenzschulung dem eLearning vorzuziehen. Im Regelfall bietet sich eLearning an, da es zeitlich flexibel eingesetzt werden kann und das Tagesgeschäft kaum beeinträchtigt. Bei der Wahl des richtigen eLearning-Angebots für Ihr Unternehmen, sollten Sie darauf achten, dass die revisionssichere Nachweisbarkeit der Teilnahme gegeben ist, da sonst ein Mehraufwand für Sie entsteht.
