Externer Datenschutzbeauftragter

Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?

Vereinfacht gesprochen: Jedes Unternehmen in Deutschland mit zwanzig Mitarbeitern oder mehr benötigt nach der EU-DSGVO einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten. Die Verpflichtung kann sich - unabhängig von der Beschäftigtenanzahl - im Einzelfall auch früher ergeben, z.B. wenn das Unternehmen sensiblere Gesundheitsdaten verarbeitet.

Warum brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Der Datenschutzbeauftragte unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz zu erfüllen. Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen unter der EU-DSGVO dazu, ihre eigene Datenschutzkonformität nicht nur punktuell sondern strukturell nachweisen zu können. Der externe Datenschutzbeauftragte berät sie bei datenschutzrechtlichen Fragen und Problemstellungen der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit und gibt Ihnen Empfehlungen an die Hand, wie Sie die Datenschutz-Anforderungen in die betriebliche Praxis überführen können.

Was ist für Unternehmen unter der EU-DSGVO besonders wichtig?

Unternehmen sollten unter der EU-DSGVO insbesondere folgende Themen behandeln:

1. Erstellen einer Datenschutzrichtlinie
2. Dokumentation der Prozesse, welche personenbezogene Daten verarbeiten (das so genannte „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“)
3. Vertragsverhältnis mit Dritt-Dienstleistern (Stichwort „Auftragsverarbeitungsvertrag“)
4. Einhaltung von Mindeststandards im Bereich IT-Sicherheit
5. Schulung der Beschäftigten

Sämtliche dieser Punkte können für Unternehmen mit ca. 20 Mitarbeitern über unser Datenschutz-Kit sowie für größere Unternehmen unser Compliance-Kit 2.0 abgebildet werden.

Was sind die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten?

Formal gesehen ist der Datenschutzbeauftragte zu konsultieren, wenn aus Datenschutz-Sicht besonders kritische IT-Systeme eingeführt werden oder Daten durch einen Angriff verloren gehen. Außerdem hat der Datenschutzbeauftragte die mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen zu schulen. In der Praxis geht die Unterstützung weiter: der Datenschutzbeauftragte ist Ansprechpartner zu Fragen des Datenschutzes und gibt dem Unternehmen unterstützende Werkzeuge an die Hand, um die Datenschutzthemen innerbetrieblich zu strukturieren.

Ab wann ist ein Datenschutzbeauftragter sinnvoll?

Ein Datenschutzbeauftragter sollte bestellt werden, wenn eine gesetzliche Bestellpflicht (in der Regel zwanzig Beschäftigte oder mehr mit Zugriff auf personenbezogene Daten) besteht. Davon unabhängig bestellen Unternehmen häufig auch unabhängig von der gesetzlichen Pflicht einen Datenschutzbeauftragten, wenn aus anderen Gründen heraus eine professionelle Befassung des Unternehmens mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen angezeigt ist. Dies ist zum Beispiel bei Betrieben mit sensiblen Daten im Gesundheitsbereich der Fall oder bei Unternehmen, die Daten im Auftrag von ihren Kunden verarbeiten.

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?

Jede dieser Optionen hat Vor- und Nachteile, die auf Ihren Betrieb individuell abgestimmt werden sollten. Der interne wie der externe Datenschutzbeauftragte soll dabei - so will es der Gesetzgeber - als von Weisungen auf dem Gebiet des Datenschutzes freie und neutrale Instanz die Wahrung datenschutzrechtlicher Belange im Unternehmen sicherstellen. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen sind in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Kleinere und mittlere Unternehmen greifen daher häufig auf externe Datenschutzbeauftragte zurück, die sich auf diesen Themenbereich spezialisiert haben.

Wer kann Datenschutzbeauftragter werden und wie lange dauert die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten?

Die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten in der Theorie dauert – je nach Anbieter – in der Regel eine Woche. Die Fähigkeit das theoretische Wissen in der Praxis anwenden zu können benötigt allerdings nach unserer Erfahrung mehrere Jahre. Die IAPP (International Association of Privacy Professionals) bietet einen ISO-akkreditierten Ausbildungslehrgang im Bereich Datenschutz an.

Muster zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie uns als Ihr Datenschutzbeauftragter bestellen möchten erhalten Sie von uns hierfür ein begleitendes Muster, mit dem Sie die Bestellung auch gegenüber der Datenschutz-Aufsichtsbehörde dokumentieren können.