Datenschutzkonforme Personalaktenführung

Beschreibung

Der Beitrag erklärt die datenschutzrechtlichen Anforderungen beim Umgang mit Personalakten – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch geführt werden. Da Personalakten zahlreiche personenbezogene Daten enthalten, ist besondere Sorgfalt geboten.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die enthaltenen Informationen vollständig, korrekt und sachlich richtig sind. Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht ohne triftigen Grund entfernt werden. Externe Dienstleister, die Software für Personalmanagement bereitstellen, müssen sorgfältig ausgewählt und vertraglich abgesichert werden.

Mitarbeitende haben jederzeit das Recht auf Einsicht in ihre Personalakte und können fehlerhafte oder unzulässige Angaben berichtigen oder löschen lassen. Der Zugriff auf die Akten ist streng zu regeln – nur ein kleiner, berechtigter Personenkreis darf Einsicht erhalten. Krankmeldungen sollten getrennt aufbewahrt und nur neutral als „außer Haus“ vermerkt werden.

Ein zentrales Element ist zudem ein systematisches Löschkonzept, das sicherstellt, dass personenbezogene Daten nach Ablauf gesetzlicher Fristen gelöscht werden. Durch klare Zuständigkeiten, zuverlässige Dienstleister und begrenzte Zugriffsrechte lässt sich Datenschutz im Personalwesen wirksam umsetzen.