Beitrag von Herrn Rechtsanwalt Dr. Sebastian Kraska (externer Datenschutzbeauftragter).

29.11.2011 - Moderne Kopiergeräte nutzen Festplatten zur Zwischenspeicherung der kopierten Unterlagen. Die Daten auf diesen Festplatten werden (in der Regel) werkseitig nicht automatisch gelöscht. Das heißt: auf den Festplatten der Kopiergeräte befinden sich die eingescannten Dateien der mit dem Gerät kopierten Unterlagen. Lesen Sie im Folgenden einen 3-Punkte-Maßnahmenkatalog, den Unternehmen zur Sicherung ihrer Daten beachten sollten (zur englischen Fassung des Artikels).

1. Seien Sie sich bewusst, dass bei der Rückgabe von Leasing-Kopier-Geräten (aber auch bei der Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten) derzeit sensible Unterlagen das Unternehmen verlassen.
2. Die meisten Kopier-Geräte-Hersteller bieten inzwischen (gegen Aufpreis) unter dem Stichwort “Data-Security-Kit” einen Datenverschlüsselungsalgorithmus, der die auf der Festplatte verbliebenen Dateien sicher überschreibt.
3. Kopier-Geräte von Herstellern, die Festplatten zur Zwischenspeicherung der eingescannten Dateien verwenden und keine sichere Datenlöschung sicherstellen können, sollten von ihrer Verwendung ausgeschlossen werden.

Fazit

Meine Empfehlung lautet, gerade bei Leasing-Kopier-Geräten entsprechende “Data-Security-Kits” nachzurüsten. Ebenfalls erforderlich ist eine datenschutzgerechte Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten, um einen Fremdzugriff auf Unternehmensunterlagen zu verhindern.